【作业】论文6：论项目的沟通管理

前面内容和论文123 一样

……架构，实现了该银行所有网点流通现钞冠字号码采集与管理，有效降低了假币流通的风险。

由于本项目涉及全省87个县市642个金融网点、包括9个不同品牌共2000多台的金融机具，范围广、干系人众多，且金融行业的信息系统有其严格的行业开发标准，素以高质量、高可靠、高安全、高效率著称，因而项目的沟通管理显得尤为重要。沟通是人们分享信息、思想和情感的过程。据统计，商场上的成功
85％取决于沟通；美国企业经理95％的时间用于沟通，可见，在项目管理中，
是否进行有效率有效果的沟通是项目成败的重要因素。本文我以该项目为例，从规划沟通管理、管理沟通、控制沟通三个方面论述了信息系统项目的沟通管理。

一、规划沟通管理，为沟通管理活动提供指南和方向

规划沟通管理是为满足干系人的信息需求而制定策略的过程。在该过程中，我们项目团队全员参与，和干系人一起根据项目管理计划和干系人登记册等，通过会议的形式，分析干系人沟通需求，拟定了沟通方式，并明确提供的信息及传递方法、频率等相关内容。如针对银行方的领导，他的需求是项目按期保质完成，他的态度决定项目的方向，因此我们确定对其进行重点管理，每月定期给其发送工作绩效报告；针对银行的各级业务部门人员，他的需求信息是项目功能信息，他直接影响项目的开发范围、项目的变更需求。因此我们确定向其随时告之，保持良好沟通；针对当地人民银行监管部门，虽然项目利益与他们关系不大，但他们权力大，我们决定经常性的上门向期汇报工作，让他们享受当领导的成就感。针对设备商，我们确定保持关注即可。汇总上述信息后形成了沟通管理计划，为后续的沟通管理提供了方向和指南。

二、管理沟通，促进干系人之间有效率又有效果的沟通

编制沟通管理计划完成后，就进入了具体的沟通工作阶段，即收集、生成、分发、检索和最终处理信息。首先采用报告绩效的方式，从信息源头上确保所提供信息的有效性和及时性，我们定期收集工作绩效数据后，与计划进行对比分析，查找问题并用鱼骨图进行根本原因分析后，提出纠正措施或预防措施，并采用趋势分析图进行项目预测，形成工作绩效报告后按沟通管理计划分发。其次灵活选择沟通方法，需要形成统一意见时，我们一般采用交互式沟通，如定期与银行代表召开项目协调会等。信息受众较多时，我们采用拉式沟通，如把系统相关知识做成培训课件放在内部网站上供相关人员下载学习；需要把信息传送给特定人员时，我们采用推式沟通，如定期向管理层发送绩效报告等。再次我们在沟通过程中，注意运用现代科技沟通工具，如微信，我建立了 XX 银行冠子号管理系统微信群，由银行代表把各级技术人员和业务人员都拉进了微信群，屏蔽了沟通距离，扩大了沟通范围，缩短了沟通时限，而且克服了部份意见或建议当面不好提的缺点，极大的提升了沟通的效率和效果。
通过上述措施，产生了有效率和有效果项目沟通。
控制沟通，确保满足项目干系人的信息需求。
随着项目的进展，项目的环境和干系人的信息需求等也不可避免的随之发生变化，因此在项目实施过程中，有必要对沟通进行监督和控制，以确保沟通能满足项目干系人对信息的需求。所以我们根据项目沟通和问题日志等，利用会议的方式，集思广益，发挥集体智慧，必要时邀请相关专家参与，审查沟通计划，监督沟通管理过程中是否达到了预期效果，对沟通管理计划中不再适合项目的条款进行修正，对存在的问题进行处理。如我们每月都会和银行代表和监理工程师及团

队成员，召开项目进展评审会，查找并分析项目沟通中存在的问题，并提出纠正措施和预防措施。

控制沟通中另一个重要的内容是对变更的控制。变更管理过程其实也是沟通管理过程。为避免因沟通不充分、信息传递不及时等原因造成纠纷，我们严格按变更管理流程管理变更，走正式沟通渠道。曾经在一次状态审查会上，我发现项目的功能模块中，审批管理模块多了统计日志功能，经过查询系统变更日志，参照责任分配矩阵，定位到问题原因及责任人，确认该负责人未经请示根据甲方电话沟通需求直接增加了该功能。针对此情况，我立即召开会议，强调变更必须要走正式的沟通渠道，必须严格按照变更控制流程提交变更申请，经过变更评估后报 CCB 审批，变更后调整基准并将变更信息通知相关干系人，同时加强对变更的结果进行追踪与审核。

经过我们团队的共同努力，我们在批准的时间和成本内完成了项目工作，实现了项目目标，得到了双方领导的好评。本项目的成功得益于我成功的沟通管理，特别是灵活运用各种沟通方法和技巧，保证了沟通的效率和效果，满足了干系人的信息需求。当然，在本项目沟通管理中，也有一些不足，如：在项目的实施过程中，银行业务部王总提出增加一项统计功能，我们未立即实施，而是通过变更流程进行管理，最终 CCB 审批后拒绝了该变更，导致这位领导认为面子受挫，对我们工作不太配合，于是我亲自上门向其进行了专门的解释，该领导最终理解了我们的做法，后期的工作进展顺利。

项目管理是一门新兴的学科，学无止境，我永远在路上。

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